home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 005 / mygl.arc / README.DOC < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1987-03-02  |  8.6 KB  |  189 lines
  1.  
  2.                 Introduction to GL general ledger version 1.12
  3.  
  4.                                       by
  5.                                 David C. Oshel
  6.                               1219 Harding Avenue
  7.                                Ames, Iowa 50010
  8.  
  9.  
  10. In the immortal words of Captain James T. Kirk, "We grow weary of your 
  11. foolishness."  What the PC world mostly needs now is a good, low-end General 
  12. Ledger program in the public domain.  One that can knock the $100 pretenders 
  13. (and ALL other shareware gl's) out of the running.  Well... 
  14.  
  15. This is GL, sometimes pronounced "Jill", a general ledger program and just 
  16. what the doctor ordered.  GL is nice!
  17.  
  18. I wrote this program.  I'm not a CPA, but I am a fairly ok programmer -- and I 
  19. keep my own books with these routines.  I wrote GL in Microsoft C v4.00.  The 
  20. source code is available for $7.50 per line whether code or comments.  You 
  21. can't afford it.  
  22.  
  23. HOWEVER, THE EXECUTABLE FORM OF THE PROGRAM, AND ALL ITS FUTURE INCARNATIONS, 
  24. IS HEREBY PLACED IN THE PUBLIC DOMAIN FOREVER. 
  25.  
  26.  
  27.                               *** LEGAL STUFF ***
  28. ----------------------------------------------------------------------------
  29.  
  30. Great Patham, do I hate disclaimers!  This program is nothing more than the GL 
  31. it purports to be.  It is complete and requires nothing else to run.  It does 
  32. nothing but keep your books.  I am not an accountant, and nothing in this 
  33. program or its documentation should be regarded as fiduciary advice or counsel. 
  34.  
  35. Decide for yourself whether my program is any good, BEFORE you pay for it!  If 
  36. you LIKE what you see here, if you USE this program, then you OWE it to your 
  37. conscience to pay me what the program is worth.  This kind of General Ledger 
  38. was a LONG time in coming ... PAY UP, and let's keep it around!
  39.  
  40. You MAY, and you should, give this program away to your friends.  My plea for 
  41. money applies to them too!  In fact, may the Great Hooha of Parsimony lay an 
  42. egg in your back yard if you DON'T pay up and DON'T pass this program around! 
  43.  
  44. But please, please, please -- distribute the WHOLE program, and ALL of its 
  45. documentation, UNCHANGED.  Don't add to it.  Don't subtract from it.
  46.  
  47. ----------------------------------------------------------------------------
  48.  
  49.                              System Requirements:
  50.  
  51. GL requires some variety of IBM personal computer or a perfect clone -- this 
  52. does NOT include the IBM PC Jr, or those clones which don't have a standard 
  53. IBM video memory map or don't support IBM ROM-BIOS or at least Phoenix ROM.
  54.  
  55. You should have at least 512k of memory, a 20 meg hard disk, and a 
  56. "backspacing standard printer" such as an IBM Graphics Printer, Epson RX-80, 
  57. Panasonic KX-P1091 or similar ilk.   The printer must respond to ASCII 
  58. backspace (Ctrl-H), formfeed (Ctrl-L) and CANCEL (Ctrl-X) characters -- as do 
  59. all of the printers mentioned.  The printer should have either wide carriage 
  60. or a command to set COMPRESSED text.  You may specify printer setup commands 
  61. for wide- versus narrow-page printouts.  GL does not directly support single-
  62. sheet feed printers, and assumes continuous forms. 
  63.  
  64. I hope you're getting the idea -- this GL program isn't kidding! 
  65.  
  66.  
  67.                                       **
  68.  
  69. GL has two strong visual metaphors for data entry:
  70.  
  71.      * The General Journal display suggests actual T-Accounts.
  72.      * The Check Register and Deposit Slip routines look like
  73.        what they are.
  74.  
  75. GL prints out these basic financial reports: 
  76.  
  77.      * Complete General Journal audit trail
  78.      * Trial balance
  79.      * Detail general ledger
  80.      * Statement of account (with dun message for accts 120 to 129 999)
  81.      * Consolidated balance sheet
  82.      * Statement of revenue & expense
  83.      * GL does NOT report Cash Flow, but DOES keep data on prior
  84.        Retained Earnings (see Query Account)
  85.  
  86. GL has a powerful Chart of Accounts, all things considered: 
  87.  
  88.      * Number of accounts limited by memory (over 1000 in 512k)
  89.      * Master and subaccounts, as well as regular accounts
  90.      * Nine FULLY OPERATIONAL levels of Break Total
  91.      * On-line Chart inspection when requested during data entry
  92.      * Standard 3-digit account codes (optionally 6 digits)
  93.      * Account number ranges are pre-defined:
  94.  
  95.             100 ASSET
  96.             200 LIABILITY
  97.             300 EQUITY
  98.             399 Retained Earnings (pre-defined, undeletable)
  99.             400 REVENUE
  100.             500 to 999 999 are EXPENSE accounts.
  101.  
  102. As in several pricey GL's on the market, the Chart "doubles" as instructions 
  103. to the Balance Sheet report writer:  You specify left, middle or right columns 
  104. in which to print the account balance, and you may include on-the-fly totals 
  105. and subtotals specified by non-posting "Break Total accounts".  Header and 
  106. total accounts are printed in doublestrike mode for visual emphasis on the 
  107. page, regardless of their user-assigned columns. 
  108.  
  109. You will find MS-DOS general ledger packages for $100 on the market, in which 
  110. the Break Total levels do not work as advertised.  Mine do, and always have! 
  111.  
  112. GL supports Periodic Close the old-fashioned way, by posting closing entries 
  113. to a General Journal which is NOT erased.  Year End, on the other hand, erases 
  114. the old ledger files and posts account balances forward to a new, blank 
  115. ledger -- if you decide to use it!
  116.  
  117.  
  118.                                       **
  119.  
  120.  
  121. All data enters the General Ledger through the General Journal.  That means, 
  122. General Journal RULES FOR DOUBLE-ENTRY BOOKKEEPING are strictly enforced.  
  123.  
  124. However, you can use the Check Register function to record your checks in a 
  125. more familiar style.  The Check Register routine then formats a proper Journal 
  126. entry for you -- automatically! 
  127.  
  128. The General Journal model followed here is very simple.  GL provides a visual 
  129. metaphor of the Journal page, complete with columns.  There are also visual 
  130. cues which signal the ACCOUNT TYPE (asset, equity, etc.), and which column to 
  131. use to increase or decrease the account balance!  This level of gratuitious 
  132. hand-holding is unprecedented. 
  133.  
  134. The General Journal rules most likely to bother beginning bookkeepers are 
  135. these: 
  136.  
  137.      a)  Transactions MUST balance when they are entered.
  138.      b)  The DEBIT (left) column must be entered first.
  139.      c)  There is NO WAY to modify an account's balance, except
  140.          by making a complete double-sided Journal entry.
  141.      d)  No single account number may appear twice in a transaction.
  142.  
  143. Rule b) especially means you must think the transaction through before 
  144. entering it -- or else use the Check Register!  The Check Register does not 
  145. enforce rules b) or d) for Journal entry, since it works under a more 
  146. lenient set of assumptions (since more is known about what you intend).
  147.  
  148. If there is any obvious advantage to this scheme of things, it is that the 
  149. General Journal provides an absolutely dead accurate and complete audit trail.  
  150. Trial Balance is almost a waste of time since your books are INVARIABLY pre-
  151. balanced. 
  152.  
  153. The number of distributions you can make in one transaction is also limited by 
  154. available memory, and not by the program itself.  A couple hundred 
  155. distributions is unreal, maybe, but it's not a problem, either!  The Year End 
  156. routine takes advantage of this feature. 
  157.  
  158. Obviously, the General Journal part of this GL was written for novices, and 
  159. for professionals who actually LIKE to think in terms of T-Accounts. Well, you 
  160. can't have everything!  That's a joke, of course.  Don't be mislead -- lack of 
  161. rigor in the General Journal is the most frequent complaint that CPA's lodge 
  162. against commercial accounting software.  GL does NOT suffer that way. 
  163.  
  164. There are a lot of $600 bells-and-whistles that AREN'T here, naturally, but...  
  165. Look around!  You might find more than you expected.  I use this program to 
  166. manage 4 credit cards, a checking account, and about a dozen each of Accounts 
  167. Receivable and Accounts Payable.  Data entry sometimes requires thought.  But 
  168. the reports are nice, and I know where I am financially for the first time 
  169. ever.  
  170.  
  171.                                     Enjoy! 
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177. P.S.  I will be happy to answer questions about the program (if possible) if 
  178. you write them down and send them along with the suggested contribution.  
  179. I will not (by law, may not) answer any questions about accounting. 
  180.  
  181. If you need a good book on elementary accounting, I'd recommend "How 
  182. Accounting Works: A Guide for the Perplexed," by Edwards, Hermanson, Salmonson 
  183. and Kensicki.  
  184.  
  185. This book, published by Dow Jones-Irwin, has the best first chapter you are 
  186. likely to find anywhere.  It was written for executives who are NOT primarily 
  187. accountants.
  188.  
  189.